La Apostilla (L´Ápostille) Convenio de la Haya de 5 de Octubre 1961: Simplifica o dilata los tramites en el Perú?

LA APOSTILLA  (L´APOSTILLE)   CONVENIO DE LA HAYA DE 5 OCTUBRE 1961:  SIMPLIFICA O  DILATA LOS TRÁMITES EN EL PERU

Oscar E. Escate Cabrel

Abogado por la Universidad Nacional de San Marcos, Docente Universitario de la Universidad Inca Garcilaso de la Vega en Pre grado y Post grado.

I.- LEGALIDAD Y VIGENCIA DEL ACUERDO.II.-MATERIALIZACION DE  LA APOSTILLA.III.- APLICACION EN 94 PAISES DEL MUNDO.IV.-¿QUE DOCUMENTOS SE PUEDEN APOSTILLAR?.V.- PRINCIPIOS CONTENIDOS EN EL CONVENIDO DE LA HAYA

LEGALIDAD Y VIGENCIA DEL ACUERDO

El Congreso peruano aprobó la adhesión de Perú al Convenio de la Apostilla de la Haya " el 17 de noviembre de 2009 y el Gobierno la ratificó mediante el Decreto Supremo 086-2009-RE, del 23 de Noviembre del mismo año y entrará en vigencia el 30 de setiembre del presenta año.

 
El embajador de Perú en el Reino de los Países Bajos Embajador Alan Wagner depositó en La Haya el instrumento de adhesión de nuestro país al "Convenio que Suprime la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros”,

El mencionado acuerdo conocido como "Convenio de la Apostilla”, permite simplificar los trámites de legalizaciones de los documentos públicos extranjeros entre los países signatarios.
La firma del convenio tuvo lugar en la sede de la Dirección de Tratados del Ministerio de Relaciones Exteriores en el Reino de los Países Bajos, institución depositaria de las Convenciones de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado.
Conforme al convenio, el Ministerio de Relaciones Exteriores en el Reino de los Países Bajos enviará a los 97 países que forman parte del Convenio de la Apostilla, copia del instrumento de adhesión del Gobierno peruano y después éstos tendrán seis meses para presentar sus observaciones de estimarlo necesario. Habiendo vencido el mencionado plazo, es decir el 30 de setiembre de 2010, entró en vigencia la aplicación de dicho acuerdo.

MATERIALIZACION DE  LA APOSTILLA

 La Apostilla se materializa con la colocación de  un sello rectangular que se hace a los documentos oficiales (públicos) certificando su autenticidad. A través de la Apostilla un país firmante del Convenio de la Haya reconoce la eficacia de un documento público emitido en otro país firmante del Convenio de la Haya (XII Convenio de la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado de 5 de octubre de 1961). Es un trámite de legalización única que sustituye la cadena de legalización ante varias instancias que incluye Ministerio de Relaciones Exteriores y Embajadas.

APLICACION EN 94 PAISES DEL MUNDO

Un documento con apostilla es válido en los siguientes países: Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Bahamas, barbados, Bélgica, Belice, Bielorrusia, Bosnia, Herzegovina, Botswana, Brunei, Darussalam, Bulgaria, Chipre, Colombia, Croacia, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Federación de Rusia, Fidji, Finlandia, Francia, Gracia, Hungría, Irlanda, Isla Marshall, Isla Mauricio, Israel, Italia, Japón, Kazajstán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Luxemburgo, Macedonia, Antigua República Yugoslavia, Malawi, Malta, México, Namibia, Niue, Noruega, Países Bajos, Panamá, Portugal, Reino Unido de Gran Bretaña, e Irlanda de Norte, Rumanía, San Cristóbal y Nieves, San Marino, Seychelles, Sudáfrica, Suiza, Surinam, Suazilandia, Tonga, Turquía, Ucrania y Venezuela.

¿QUE DOCUMENTOS SE PUEDEN APOSTILLAR?

Documentos en los cuales puede aplicarse apostilla:

1. Documentos emitidos por una autoridad o funcionario del Estado.

2. Documentos administrativos,

3. Certificaciones oficiales que hayan puesto en los documentos privados, tales como certificación de registro de un documento, la certificación de certeza de una fecha y legalizaciones notariales de firmas en documentos de carácter privado

Sin embargo no se aplica a

1. Los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares

2. A los documentos administrativos relacionados directamente con la operación comercial o aduanera.

PRINCIPIOS CONTENIDOS EN EL CONVENIDO DE LA HAYA

La apostilla es una diligencia administrativa extendida por un funcionario publico facultado para ello, a continuación de la firma de otro funcionario o autoridad, por la cual el primero acredita la certeza de la firma, sello y el cargo del segundo, para que goce de efectos fuera del territorio nacional, al amparo del Convenio de La Haya de 1961 que trata de la supresión de legalización de los documentos públicos extranjeros.

En efecto la idea del Convenio de La Haya es la supresión de la cadena de legalizaciones que habitualmente era necesarias para que los documentos de un país tuvieran eficacia en otro diferente, de modo que baste un solo requisito: “la apostilla” para garantizar la autenticidad del documento.

Principios a tener en cuenta en esta materia.-

-Primero: solo cabe la Apostilla respecto documentos públicos y por lo tanto de la firma de funcionarios públicos y autoridades. En consecuencia no cabe la apostilla respecto de documentos privados, salvo que previamente las firmas sean legitimadas conforme a la legislación interna del país por el funcionario competente, y sea la firma de ese funcionario el objeto de la apostilla, así se deduce claramente del art. 1 del Convenio: “el presente Convenio se aplicará a los documentos públicos…” .

-Segundo: la Apostilla no crea un nuevo documento, ni sustituye al apostillado, sino que es una formalidad añadida, esta formalidad se añade al documento preexistente: se colocará sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo (art. 4 del Convenio). Es pues una formalidad que dota al documento público preexistente de un visado que facilita su circulación transfronteriza (art. 3 del Convenio)

-Tercero: la Apostilla no acredita la legalidad del contenido del documento apostillado, sino únicamente que la firma y sello del funcionario son auténticos y el cargo que ocupa. Así resulta del artículo 2 del Convenio de la Apostilla cuando señala que la legalización, en el sentido del presente Convenio, sólo cubrirá la formalidad por la que …certifiquen la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostenta.

Siendo cierto lo anterior, en la práctica  cuando se apostilla  documentos certificados por un notario o por un funcionario público (ej. el caso de los traslados notariales, certificaciones de firmas otorgadas por el notario, o de copias certificadas de partidas de nacimiento, de matrimonio o de defunción, otorgados por los registradores civiles) no debes ser denegados.

-Cuarto: es la legislación interna de cada país, quien designa los funcionarios y autoridades con capacidad para extender las apostillas. En el caso peruano, se encuentra a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Además en la práctica diaria, no se está cumpliendo con la celeridad que es el objeto principal de su creación, puesto que antes de su vigencia en nuestro país con la cadena de legalizaciones el plazo máximo ascendía a tres días hábiles y hoy con la vigencia del Convenio comprende el excesivo plazo de 15 días hábiles, el más largo del mundo.

-Quinto: que las apostillas en cuanto a su “forma” deben adaptarse a las previsiones del Convenio de la Haya, además cada una lleva un numero identificador único y  correlativo que se le asigna desde que el documento ingresa al Ministerio de Relaciones Exteriores.

 

Mientras que otros países han implementando el sistema de apostilla electrónica (como es el caso de Colombia) en nuestro país el remedio salió más caro que la enfermedad (El plazo se amplió de 3 a 15 días hábiles) lo cual es absolutamente injusto pues como diría Couture “El tiempo en el derecho es más que oro es justicia”.